Straipsniai

4 pagrindinės nesėkmingos konferencijos priežastys, dėl kurių kaltas pats konferencijos organizatorius

 

Kas skiria gerą konferencijos organizavimą nuo vidutinio ar netgi blogo? Norint sėkmingai atlikti konferencijos organizavimo darbą, reikalingas specialus organizavimo ir bendravimo įgūdžių derinimas, kūrybiškumas ir „švarus“ protas. Bet kokio renginio planavimas yra sudėtinga užduotis ir normalu, kad kiekvienas gali suklysti. Dalinamės su Jumis pagrindinėmis nesėkmingos konferencijos priežastimis, dėl kurių, dažniausiai, kalti būna patys konferencijų organizatoriai.


Prisiima per daug atsakomybių. Organizatorius turi tik dvi rankas, todėl paskirstyti darbo krūvį ir kitiems – yra būtina. Efektyvaus renginio planavimo pagrindas yra pasitikėjimas savo darbuotojais ir kolegomis ir nebijoti jiems patikėti konferencijos organizavimo užduočių.
Neturi plano b. Be galo yra svarbu suplanuoti visus galimus scenarijus, kurie gali viena ar kita kryptimi pakeisti konferencijos eigą. Ankstyvajame planavime reikia įvertinti viską – nuo saugumo lygio iki oro sąlygų, jeigu konferencija ar kuri nors jos dalis vyktų lauke. Pavyzdžiui - esant netinkamam orui, reikia iš anksto turėti alternatyvą, kuri būtų panaudojama įvykus tokiai situacijai.
Nesinaudojimas naujausiomis planavimo priemonėmis. Naujausios technologijos yra tam, kad darbas būtų atliekamas efektyviau nei su senomis technologijomis. Jos sutaupo laiko, pinigų ir pastangų. Nors senas, patikimas kompiuteris ankščiau ir buvo naudingas planuojant konferenciją, tačiau naudojant skaitmeninę formą, galima lengviau pasidalinti savo planu su komanda, leisti jiems planą redaguoti ir taisyti bei suteikti galimybę visiems sekti plano pakeitimus.
Išlaidų mažinimas ten, kur neturėtų būti mažinama. Geras konferencijos organizatorius turi įsitikinti, kad išlaidos telpa į planuojamą biudžetą. Taip pat labai svarbu yra suprasti kuriose srityse būtų galima pinigų sutaupyti, o į kurias dėl sutaupymo net nesižvalgyti. Pavyzdžiui, sumažinus išlaidas konferencijos dalyvių maitinimui – dalyviai gali likti alkani, ištroškę, įpykę. Tokios savijautos jie tikrai nedalyvaus konferencijoje pilnu tempu. Taip pat nereiktų taupyti ant pagalbinių darbuotojų skaičiaus konferencijos metu. Nors tai ir kainuoja nemažai, tačiau dar daugiau gali kainuoti kuomet organizatorius pritrūks pagalbos – o jos nebus.

 

logo-2-png.png
© 2010 KONFERENCIJŲ CENTRAS. Visos teisės saugomos. Internetinių svetainių kūrimas ir elektroninių parduotuvių kūrimas: hidra.lt

Search