Straipsniai

Konferencijos organizavimas: viskas, ką jums reikia žinoti (ir padaryti) renginio dieną

Rengiant konferenciją reikia padaryti daug organizacinių darbų – daugumą jų tenka atlikti iki renginio dienos. Tačiau, nepaisant ankstesnio pasirengimo, vis tiek bus ilgas sąrašas dalykų, kuriais turėsite pasirūpinti renginio dieną.

PRIEŠ RENGINĮ

Atvykimas

Labai svarbu anksti atvykti į renginio vietą, kad spėtumėte tinkamai pasiruošti. Tuomet turėsite laiko patikrinti ar viskas gerai suorganizuota ir pasiruošti pats.
Jei konferencija trunka vieną dieną, reikėtų iš vakaro atvykti į renginio vietą, apžiūrėti ar nieko netrūksta, paruošti dalyvio paketus.

Registracija

Pirmas dalykas, kurį reikia padaryti, yra parengti registracijos vietą – įsitikinti, kad ji yra tinkamoje lokacijoje, aiškiai pažymėta. Svarbu, kad ji būtų aiškiai matoma ir lengvai prieinama visiems dalyviams.
Svarbu tiksliai apskaičiuoti, kiek vietos tam reikia skirti, kokio dydžio stalus statyti, kad tilptų visi dalyviams skirti paketai, kortelės ir kita renginio dalyviams aktuali atributika. Rekomenduojama šalia pastatyti nešiuojamuosius kompiuterius, spausdintuvus, kad iškilus neaiškumams ar organizacinėms problemoms, jas būtų galima čia pat vietoje ir išspręsti.
Jei neparuošėte dalyvio paketų iš anksto, reikėtų užtikrinti, kad jie būtų greitai ir organizuotai sukomplektuojami registracijos vietoje ir įteikiami klientams atvykus.

Viskas turėtų būti tinkamai suorganizuota, kad galėtumėte deramai pasitikti ir priimti konferencijos dalyvius, nes galų gale, svarbiausias dalykas yra sudaryti klientams gerą pirmąjį įspūdį.

Galite supaprastinti registracijos procesą savo konferencijoje, naudodamiesi specialiomis programomis.
Atsispausdinkite dalyvių sąrašą ir lengvai užregistruokite delegatus, spustelėdami tiesiai ant jų vardų arba nuskaitydami brūkšninius kodus jų spausdintiniuose ar skaitmeniniuose bilietuose. Programa gali būti naudojama keliuose įrenginiuose, todėl per trumpą laiką galite patikrinti daug dalyvių, o per informacijos suvestinę galite stebėti tiesioginę registracijos statistiką įvykio metu.

Konferencijų salės įrengimas

Patikrinkite susitikimų patalpas ir kitas erdves, kurios bus naudojamos – tokiu būdu galėsite būti tikri, kad jie būtų tinkamai parengti, iš anksto sustatytos kėdės, stalai ir kita jums reikalinga įranga.
Atkreipkite dėmesį į kambario temperatūrą , švarą ir bendrą vaizdą.

Aptarnavimas

Kiti patogumai, kuriuos reikia koordinuoti, yra rūbinės ir tualetai, kuriuos derėtų patikrinti dėl švaros ir aptarnavimo bei užtikrinti, kad yra pakankamai personalo.
Įsitikinkite, kad maitinimo vietos yra sureguliuotos, o virtuvė tiksliai supranta, ko reikia. Jei tai bufetas, derėtų kiekvieną patiekalą paženklinti etikete.
Delegatams, turintiems specifinių reikalavimų, maistas turėtų būti patiekiamas asmeniškai, tokiu būdu užtikrinant, kad jie gaus būtent tai, ko pageidauja.

Išankstinis susitikimas

Paprastai derėtų suderinti „susitikimą prieš susitikimą“, kad atvykę iki renginio pradžios, susitiktumėte su patalpas nuomojančios įmonės atstovais ir aptarnaujančiu personalu. Taip galėsite užtikrinti, kad jie supranta jūsų reikalavimus ir poreikius.
Kartu peržvelkite visą programą, pranešimų laikus, kad jie konkrečiai žinotų, ko ir kada reikalaujama.

Repeticijos

Prieš prasidedant renginiui, turite patikrinti ar visa technika veikia tinkamai, ar tinkamai nustatytas garso lygis.
Būtų idealu parepetuoti su kiekvienu pranešėju, tačiau jie ne visada gali atvykti prieš prasidedant renginiui. Reikėtų, kad jie atvyktų likus bent pusantros valandos iki jų sesijos, tuomet turėtumėte laiko kartu peržvelgti jų programos dalį ir suderinti paskutines detales.
Taip užtikrinsite, kad pranešimai vyktų kaip suplanuota ir nekiltų jokių nesklandumų renginio metu.

Transportas

Jei konferencijai organizuojamas transportas, reikėtų oro uoste ar geležinkelio stotyje parengti vietą, kur būtų pasitinkami atvykstantys delegatai.
Stebėkite atvykimo laiką oro vežėjų ar traukinių operatorių interneto puslapiuose, kad būtumėte pasiruošę galimiems kelionės trukdžiams.

RENGINIO METU

Nenumatytos situacijos

Jei kyla gaisras ar dėl kažkokių kitokių priežasčių būtina evakuacija, kokia yra procedūra? Derėtų šiuo klausimu pasirūpinti iš anksto ir, prieš pat prasidedant konferencijai, per garsiakalbius paskelbti pranešimą, kaip reikėtų elgtis, išgirdus aliarmo signalą.

Pagalba pranešėjams

Rūpintis delegatais reikia viso renginio metu – įsitikinti, kad visi pranešėjai yra patenkinti, jiems suteikta visa reikalinga informacija ir pagalba.
Taip pat turėkite žmonių, kurie sutiks ir sveikins ypatingai svarbius asmenis, jiems atvykstant dienos eigoje, ir žmonių, asistuojančių pranešimų metu – pvz., perduodant mikrofoną konferencijos dalyviams, klausimų ir atsakymų rubrikoje.

Tvarka ir laiko planavimas

Tikrinkite kambarių tvarką ir temperatūrą renginio metu, pašalinkite ne vietoje paliktas skrajutes ir pertvarkykite kėdes pertraukų tarp pranešimų metu.
Atidžiai stebėkite laiką, kad maistas būtų paruoštas patiekimui reikiamu laiku. Jei matote, kad pranešimas užtruks ilgiau nei planuota, praneškite apie tai virtuvės personalui, kad jie prisitaikytų prie pasikeitusios dienotvarkės.

RENGINIUI BAIGIANTIS

Klausimynai

Renginio uždarymas – labai svarbus. Dažniausiai dalyviams duodami užpildyti klausimynai, kuriuos reikia surinkti ar siųsti internetu.
Taip pat galite paprašyti delegatų perduoti savo ženklelius, kad jie būtų perdirbti.

Tvarka

Įvykiui pasibaigus, įsitikinkite, kad patalpose neliks nieko, už ką jūs esate atsakingi – dalyvių paketų, lankstinukų ir pan.

Apskaita

Naudinga atlikti finansinę apskaitą renginio pabaigoje, jog galėtumėte būti tikri, kad vėliau nebus nemalonių staigmenų, kitaip tariant, apžvelkite konferencijos finansinius rezultatus.

Vertinimas

Po konferencijos, kartu su komanda įvertinkite kaip viskas vyko. Ar pasiekėte visus savo tikslus, ar iškilo kokių nors nesklandumų, ar kažką galėjote padaryti geriau? Visa tai yra svarbi proceso dalis, prieš pradedant organizuot kitą renginį.

BAIGIAMASIS ŽODIS

Net jei viskas ir vyks kaip suplanuota, renginio dieną būsite užimti daugybe reikalų. Jeigu manote, kad gali prireikti papildomų pagalbininkų, pasvarstykite apie galimybę pasisamdyti specialistus, pagelbėsiančius jums suvaldyti konferencijos eigą.

Paprastai konferencijos, ypač didelės, vyksta ne visiškai sklandžiai. Galbūt pranešėjai neatvyksta laiku ar vietos, kurioje vyksta konferencija, atstovai nesilaiko savo įsipareigojimų.
Jūsų sėkmės paslaptis – pasirūpinti iškilusiomis problemomis, kol jos nepadarė poveikio pranešėjams, dalyviams ar pačiam renginiui.
Profesionalus renginių organizatorius nuolat stebės įvykių eigą ir visada turės planą B, jei jo prireiks.

Kokybiškos pramogos renginio metu gali garantuoti jūsų renginio sėkmę arba paversti jį lengvai pamirštamu, o įžymybės paprastai palieka ilgalaikį įspūdį renginių lankytojams. Tačiau daugeliui organizatorių garsenybės užsakymo procesas išlieka paslaptimi.

logo-2-png.png
© 2010 KONFERENCIJŲ CENTRAS. Visos teisės saugomos. Internetinių svetainių kūrimas ir elektroninių parduotuvių kūrimas: hidra.lt

Search